0

Электронный архив

Электронный архив

Многолетняя деятельность любой коммерческой организации приводит к накоплению в её офисе (складе) большого количества разных документов. Чтобы ориентироваться в массиве данных, оперативно получать доступ к необходимой информации, хранить только нужные документы и соблюдать информационную безопасность, многие предприятия создают (самостоятельно или с помощью подрядчика) электронный архив.

Электронный архивЗадачи систематизации и упорядочения документов приходится решать многим предпринимателям. Создается топография архива, продумываются системы индексов, а также внедряют системы картотек, документы формируют в дела, им определяются места хранения.

Однако даже при наличии продуманной системы хранения бумаг – все это хорошо для небольших пока архивов с постоянным штатом сотрудников архивистов, и даже в этом случае сохранность и оперативное получение доступа к нужным бумагам не гарантируется. Порой из-за сложности доступа к архивам в деятельности фирм возникают вынужденные простои в работе как отдельных сотрудников, так и целых департаментов (филиалов) или просто коллапс, когда проверяющие органы делают объемный запрос по документам.

Учет и индексация документов и дел с помощью электронного архива помогает специалистам в случае необходимости быстрее находить нужные документы, отслеживать перемещение дел, распределять права доступа к данным и более эффективно управлять делопроизводством. Особенно целесообразна организация электронного архива для крупных холдингов, через которые ежедневно проходит масса документов различного типа, в департаментах сотнями формируются дела для сдачи в архив.

Однако электронный архив полезен бизнесу любого масштаба, системно надо подходить к ведению дел с самого первого этапа, от этого зависит успешное будущее компании. У электронного архива существует ряд важных преимуществ над бумажным – с документами архива могут работать несколько сотрудников одновременно, данные не теряются, а при их изменении остаются первоначальные оригиналы документов, всегда можно отследить историю работы с документами, кем и когда вносились изменения, определить права и уровни доступа сотрудников различных департаментов и должностей.

Наличие электронного архива является важным условием эффективной информационной поддержки деятельности фирм в нынешнем столетии. Технология создания нового электронного архива начинается с проведения массового сканирования (оцифровка документов). Осуществление сканирования бумажных документов позволяет получить их электронные образы (копии) со всеми штампами и печатями.

Современные скоростные сканеры могут за одну смену создать цифровые копии десятков тысяч листов, даже проблемных (ветхих, недостаточно контрастных). Уже во время сканирования электронные и оригинальные документы получают уникальные цифровые индексы, которые позволят в дальнейшем вести учет и отслеживать передвижение физических документов и соотносить их с электронными копиями. Дальше создается электронный реестр с уникальными цифровыми индексами. Реестр насыщается поисковыми данными с каждого документа – тип документа, дата создания, наименование и многие другие параметры необходимые для поиска и анализа.

Созданием электронного архива можно заняться самостоятельно или же нанять профессионального исполнителя, у которого есть опыт работы с массивом документов, необходимое оборудование и программное обеспечение. Такой опыт и возможности есть в компании АРХИВ НЕВА. Создаваемые нами электронные архивы позволяют компаниям автоматизировать свой документооборот, снизить расходы на организацию внутренних процессов, предоставить сотрудникам различных подразделений возможность одновременно получать доступ к информации, оперативно реагировать на внешние запросы государственных ведомств и органов, а также защитить информацию и документы от утери, кражи, пожара.

Здесь собраны самые интересные новости, факты и статьи, которые есть в интернете: 💡 

У нас представлены самые удивительные, необычные и интересные истории, топы, факты и новости. Если информация показалась любопытной то подписывайтесь на «bestfacts.ru»! Уважаемые читатели, о чем вы бы еще хотели бы узнать и поделиться со своими друзьями??? Пишите свои предложения в комментариях или публикуйте свои интересные новости, факты и истории в рубрике ДОБАВИТЬ НОВОСТЬ!!!

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5Звёзд: 6Звёзд: 7Звёзд: 8Звёзд: 9Звёзд: 10 (2 оценок, среднее: 10,00 из 10)
Загрузка...



Иногда я получаю от посетителей сайта письма со словами благодарности и выражениями признательности за то, что существует такой сайт, что на нем много полезной и интересной информации . Приятно, конечно. Спасибо за добрые слова всем, кто удосужился выразить свою благодарность!

Но статьи, новости и переводы появляются на нашем сайте не из воздуха и не от ангелов небесных - их пишут/переводят конкретные люди, для которых это не забава, а труд. А каждый труд должен соответственно вознаграждаться. К сожалению, доходы от рекламы на сайте в последнее время снижаются и средств на достойную оплату труда переводчиков не хватает. Если вы хотите постоянно видеть на сайте новые статьи, новости и переводы, поддержите сайт, вложите какие-то средства, которые будут использованы строго на оплату труда переводчиков (ну, и авторов, если таковые найдутся). 10,50 или даже 100 рублей в настоящее время не большие деньги, но для этого проекта это надежда на дальнейшее существования. Если 10 человек пожертвует по 100 рублей я уже смогу оплатить пару интересных статей или новостей. Обещаю, что пожертвованные средства будут использоваться только на оплату статей и переводов. Отчет об их использовании будет появляться на этой странице.

Средства можно перечислить на один из следующих кошельков:

Яндекс кошелек: 4100 1417 3416 774

WebMoney кошелек : Z 0111 6020 2350 или R 5228 9919 5822

QIWI кошелек: Поддержать