Многолетняя деятельность любой коммерческой организации приводит к накоплению в её офисе (складе) большого количества разных документов. Чтобы ориентироваться в массиве данных, оперативно получать доступ к необходимой информации, хранить только нужные документы и соблюдать информационную безопасность, многие предприятия создают (самостоятельно или с помощью подрядчика) электронный архив.
Задачи систематизации и упорядочения документов приходится решать многим предпринимателям. Создается топография архива, продумываются системы индексов, а также внедряют системы картотек, документы формируют в дела, им определяются места хранения.
Однако даже при наличии продуманной системы хранения бумаг – все это хорошо для небольших пока архивов с постоянным штатом сотрудников архивистов, и даже в этом случае сохранность и оперативное получение доступа к нужным бумагам не гарантируется. Порой из-за сложности доступа к архивам в деятельности фирм возникают вынужденные простои в работе как отдельных сотрудников, так и целых департаментов (филиалов) или просто коллапс, когда проверяющие органы делают объемный запрос по документам.
Учет и индексация документов и дел с помощью электронного архива помогает специалистам в случае необходимости быстрее находить нужные документы, отслеживать перемещение дел, распределять права доступа к данным и более эффективно управлять делопроизводством. Особенно целесообразна организация электронного архива для крупных холдингов, через которые ежедневно проходит масса документов различного типа, в департаментах сотнями формируются дела для сдачи в архив.
Однако электронный архив полезен бизнесу любого масштаба, системно надо подходить к ведению дел с самого первого этапа, от этого зависит успешное будущее компании. У электронного архива существует ряд важных преимуществ над бумажным – с документами архива могут работать несколько сотрудников одновременно, данные не теряются, а при их изменении остаются первоначальные оригиналы документов, всегда можно отследить историю работы с документами, кем и когда вносились изменения, определить права и уровни доступа сотрудников различных департаментов и должностей.
Наличие электронного архива является важным условием эффективной информационной поддержки деятельности фирм в нынешнем столетии. Технология создания нового электронного архива начинается с проведения массового сканирования (оцифровка документов). Осуществление сканирования бумажных документов позволяет получить их электронные образы (копии) со всеми штампами и печатями.
Современные скоростные сканеры могут за одну смену создать цифровые копии десятков тысяч листов, даже проблемных (ветхих, недостаточно контрастных). Уже во время сканирования электронные и оригинальные документы получают уникальные цифровые индексы, которые позволят в дальнейшем вести учет и отслеживать передвижение физических документов и соотносить их с электронными копиями. Дальше создается электронный реестр с уникальными цифровыми индексами. Реестр насыщается поисковыми данными с каждого документа – тип документа, дата создания, наименование и многие другие параметры необходимые для поиска и анализа.
Созданием электронного архива можно заняться самостоятельно или же нанять профессионального исполнителя, у которого есть опыт работы с массивом документов, необходимое оборудование и программное обеспечение. Такой опыт и возможности есть в компании АРХИВ НЕВА. Создаваемые нами электронные архивы позволяют компаниям автоматизировать свой документооборот, снизить расходы на организацию внутренних процессов, предоставить сотрудникам различных подразделений возможность одновременно получать доступ к информации, оперативно реагировать на внешние запросы государственных ведомств и органов, а также защитить информацию и документы от утери, кражи, пожара.
Здесь собраны самые интересные новости, факты и статьи, которые есть в интернете: 💡
- Интересные факты о кальяне
- Качественные изделия из пластмассы от компании ОСТ-3
- Заключение договора с иностранной компанией
- Несъедобная таблетка от DURACELL
- Как выбрать качественные строительные материалы
У нас представлены самые удивительные, необычные и интересные истории, топы, факты и новости. Если информация показалась любопытной то подписывайтесь на «bestfacts.ru»! Уважаемые читатели, о чем вы бы еще хотели бы узнать и поделиться со своими друзьями??? Пишите свои предложения в комментариях или публикуйте свои интересные новости, факты и истории в рубрике ДОБАВИТЬ НОВОСТЬ!!!
Загрузка...