0

Способы хранения архива. Полезные советы

Способы хранения архива. Полезные советы

Несмотря на продолжающееся цифровое продвижение, бумага по-прежнему остаётся наиболее часто используемым носителем для большинства документов. Именно в такой форме обычно хранятся все виды договоров, нотариальных актов, официальных писем, счетов-фактур и многого другого. Чтобы обеспечить максимальную защиту документации от повреждений и предотвратить их потерю, следует применять соответствующие методы управления. Такие методики будут эффективно работать как для домашних, так и корпоративных архивов.

Выбор места для архива

Архивы компаний и учреждений намного обширнее той документации, которая обычно хранится дома. Поэтому для их хранения часто выделяют отдельные помещения.

Чего учитывается при хранении такого архива?

Способы хранения архива. Полезные советыВ первую очередь, следует выбрать хорошо защищённое от огня, влаги и солнечного света помещение. Конечно, пожар представляет собой наиболее серьёзную угрозу для бумажных документов, поскольку мгновенно их уничтожает, но не следует недооценивать влияние чрезмерной влажности и воздействия солнечного излучения. Вода, находящаяся в воздухе, постепенно поглощается бумагой разрушая её структуру. Ультрафиолет, являющийся компонентом солнечного излучения, имеет столь же разрушительный эффект. Длительное воздействие таких лучей, приводит к потускнению чернил — со временем, что делает написанные документы не читаемыми.

Лучше всего держать документы запертыми в шкафах или ящиках, помещениях с низким уровнем влажности.

Организация архива

Способы хранения архива. Полезные советыВажно организовать документы таким образом, чтобы они были максимально доступны и их можно было быстро найти при необходимости.

Для бытовых целей, можно разделить документы на несколько категорий, например:

  • Дом. В данную категорию входит документация, связанная со строительством и обслуживанием дома. Например, контракты с подрядчиками, счета-фактуры, документы о собственности.
  • Работа. Трудовой договор, выставленные и обслуживаемые счета если ведётся какой-то бизнес и т. д.
  • Здоровье. Медицинские осмотры, справки.
  • Семья. Например, свидетельства о рождении или школьные аттестаты.

Для максимальной прозрачности, каждую категорию следует хранить в отдельных папках или коробках, так называемые архивные короба для документов. В случае более сложных архивов, документы упорядочиваются не только по категории, к которой они принадлежат, или в алфавитном порядке. Коробки для документов можно приобрести в интернет магазине https://korobkoff.ru/ с 3% скидкой по купону “opt2020”

Удаление устаревших документов

Способы хранения архива. Полезные советыМногие документы, хранящиеся в архивах, со временем утрачивают актуальность. От такой документации следует избавиться — для поддержания порядка.

Как это сделать?

В большинстве случаев недостаточно выбросить их в корзину, потому что они могут содержать актуальные и конфиденциальные данные. Если такие носители информации попадут в чужие руки, то могут доставить много проблем. Следовательно, лучшим решением является наличие шредера. Уничтожитель позволит быстро разрезать на части документы, от которых хочется навсегда избавиться. Только обработанные таким образом отходы, можно утилизировать вместе с остальной макулатурой.

Здесь собраны самые интересные новости, факты, рейтинги, обзоры и статьи, которые есть в интернете ➡ :

У нас представлены самые удивительные, необычные и интересные истории, топы, факты, обзоры, рейтинги и новости. Если информация показалась любопытной то подписывайтесь на «bestfacts.ru»! Уважаемые читатели, о чем вы бы еще хотели бы узнать и поделиться со своими друзьями??? Пишите свои предложения в комментариях или публикуйте свои интересные новости, факты и истории в рубрике ДОБАВИТЬ НОВОСТЬ!!!

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5Звёзд: 6Звёзд: 7Звёзд: 8Звёзд: 9Звёзд: 10 (2 оценок, среднее: 10,00 из 10)
Загрузка...



Иногда я получаю от посетителей сайта письма со словами благодарности и выражениями признательности за то, что существует такой сайт, что на нем много полезной и интересной информации . Приятно, конечно. Спасибо за добрые слова всем, кто удосужился выразить свою благодарность!

Но статьи, новости и переводы появляются на нашем сайте не из воздуха и не от ангелов небесных - их пишут/переводят конкретные люди, для которых это не забава, а труд. А каждый труд должен соответственно вознаграждаться. К сожалению, доходы от рекламы на сайте в последнее время снижаются и средств на достойную оплату труда переводчиков не хватает. Если вы хотите постоянно видеть на сайте новые статьи, новости и переводы, поддержите сайт, вложите какие-то средства, которые будут использованы строго на оплату труда переводчиков (ну, и авторов, если таковые найдутся). 10,50 или даже 100 рублей в настоящее время не большие деньги, но для этого проекта это надежда на дальнейшее существования. Если 10 человек пожертвует по 100 рублей я уже смогу оплатить пару интересных статей или новостей. Обещаю, что пожертвованные средства будут использоваться только на оплату статей и переводов. Отчет об их использовании будет появляться на этой странице.

Средства можно перечислить на один из следующих кошельков:

Яндекс кошелек: 4100 1417 3416 774

WebMoney кошелек : Z 0111 6020 2350 или R 5228 9919 5822

QIWI кошелек: Поддержать