Несмотря на продолжающееся цифровое продвижение, бумага по-прежнему остаётся наиболее часто используемым носителем для большинства документов. Именно в такой форме обычно хранятся все виды договоров, нотариальных актов, официальных писем, счетов-фактур и многого другого. Чтобы обеспечить максимальную защиту документации от повреждений и предотвратить их потерю, следует применять соответствующие методы управления. Такие методики будут эффективно работать как для домашних, так и корпоративных архивов.
Содержание:
Выбор места для архива
Архивы компаний и учреждений намного обширнее той документации, которая обычно хранится дома. Поэтому для их хранения часто выделяют отдельные помещения.
Чего учитывается при хранении такого архива?
В первую очередь, следует выбрать хорошо защищённое от огня, влаги и солнечного света помещение. Конечно, пожар представляет собой наиболее серьёзную угрозу для бумажных документов, поскольку мгновенно их уничтожает, но не следует недооценивать влияние чрезмерной влажности и воздействия солнечного излучения. Вода, находящаяся в воздухе, постепенно поглощается бумагой разрушая её структуру. Ультрафиолет, являющийся компонентом солнечного излучения, имеет столь же разрушительный эффект. Длительное воздействие таких лучей, приводит к потускнению чернил — со временем, что делает написанные документы не читаемыми.
Лучше всего держать документы запертыми в шкафах или ящиках, помещениях с низким уровнем влажности.
Организация архива
Важно организовать документы таким образом, чтобы они были максимально доступны и их можно было быстро найти при необходимости.
Для бытовых целей, можно разделить документы на несколько категорий, например:
- Дом. В данную категорию входит документация, связанная со строительством и обслуживанием дома. Например, контракты с подрядчиками, счета-фактуры, документы о собственности.
- Работа. Трудовой договор, выставленные и обслуживаемые счета если ведётся какой-то бизнес и т. д.
- Здоровье. Медицинские осмотры, справки.
- Семья. Например, свидетельства о рождении или школьные аттестаты.
Для максимальной прозрачности, каждую категорию следует хранить в отдельных папках или коробках, так называемые архивные короба для документов. В случае более сложных архивов, документы упорядочиваются не только по категории, к которой они принадлежат, или в алфавитном порядке. Коробки для документов можно приобрести в интернет магазине https://korobkoff.ru/ с 3% скидкой по купону “opt2020”
Удаление устаревших документов
Многие документы, хранящиеся в архивах, со временем утрачивают актуальность. От такой документации следует избавиться — для поддержания порядка.
Как это сделать?
В большинстве случаев недостаточно выбросить их в корзину, потому что они могут содержать актуальные и конфиденциальные данные. Если такие носители информации попадут в чужие руки, то могут доставить много проблем. Следовательно, лучшим решением является наличие шредера. Уничтожитель позволит быстро разрезать на части документы, от которых хочется навсегда избавиться. Только обработанные таким образом отходы, можно утилизировать вместе с остальной макулатурой.
Здесь собраны самые интересные новости, факты, рейтинги, обзоры и статьи, которые есть в интернете ➡ :
- Домашняя одежда – удобно, ярко, стильно!
- Что такое бизнес-коучинг, зачем он нужен
- Где заказать спортивные и игровые площадки от производителя?
- Изображение на футболке своими руками
- 8 самых необычных ресторанов мира
У нас представлены самые удивительные, необычные и интересные истории, топы, факты, обзоры, рейтинги и новости. Если информация показалась любопытной то подписывайтесь на «bestfacts.ru»! Уважаемые читатели, о чем вы бы еще хотели бы узнать и поделиться со своими друзьями??? Пишите свои предложения в комментариях или публикуйте свои интересные новости, факты и истории в рубрике ДОБАВИТЬ НОВОСТЬ!!!
Загрузка...